(Quelle:adobestock_Mathias Rosenthal)
Arbeitgeber können Ermahnungen oder Abmahnungen aussprechen, wenn ein Mitarbeiter seine arbeitsvertraglichen Pflichten bewusst verletzt. Mit beiden Instrumenten weist der Arbeitgeber konkret auf ein Fehlverhalten seines Arbeitnehmers hin und möchte ihn damit zu einer Besserung seines künftigen Verhaltens anhalten. Im Hinblick auf die arbeitsrechtliche Situation und den Kündigungsschutz ist es wesentlich, ob der Arbeitgeber im Vorfeld auf ein Fehlverhalten „nur“ mit einer Ermahnung oder bereits mit einer formell und inhaltlich korrekten Abmahnung reagiert. Der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung besteht darin, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit einer Ermahnung darauf aufmerksam macht, dass dieser sich aus Arbeitgebersicht nicht korrekt verhalten hat. Das Fehlverhalten, zum Beispiel häufiges Zuspätkommen, wird mündlich oder schriftlich geschildert, verbunden mit der Aufforderung, der Mitarbeiter möge sein Verhalten künftig ändern und sein Fehlverhalten abstellen, beispielsweise in Zukunft pünktlich zur Arbeit erscheinen und diese auch nicht vor Feierabend verlassen. Die Ermahnung droht für den Wiederholungsfall jedoch keine Kündigung an. Hierin liegt der wesentliche Unterschied zur Abmahnung: Wie bei einer Ermahnung wird bei einer Abmahnung das Fehlverhalten möglichst präzise geschildert und der Arbeitnehmer zur Besserung aufgefordert. Hinzu kommt nun aber der wichtige Hinweis auf mögliche arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung für den Fall einer Wiederholung des Fehlverhaltens.
Funktionen der Abmahnung
Die Abmahnung hat somit drei Voraussetzungen, die sich den drei Funktionen der Abmahnung zuordnen lassen.
• Dokumentationsfunktion: In der Abmahnung wird das Fehlverhalten genau beschrieben, beispielsweise das häufige Zuspätkommen nach Ort, Datum und Zeit festgehalten, statt lediglich abstrakt mitzuteilen, dass der Arbeitnehmer öfter zu spät zur Arbeit komme und dies in Zukunft nicht mehr toleriert werde.
• Hinweisfunktion: Der Beschäftigte wird in der Abmahnung klar auf sein Fehlverhalten hingewiesen. Aus der Abmahnung muss unmissverständlich hervorgehen, welche Pflichtverletzung der Mitarbeiter begangen hat, und dass diese künftig zu unterlassen ist.
• Warnfunktion: Die Abmahnung verlangt zwingend den Hinweis, dass der Mitarbeiter im Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss.
Eine Ermahnung enthält zwar eine Rüge, nicht aber die Androhung einer Kündigung. Typischerweise wird die Ermahnung deshalb als erster Warnschuss vor einer Abmahnung erteilt – ähnlich wie im Sport, bevor der Schiedsrichter eine Karte zückt. Die Abmahnung hingegen, die auch als solche bezeichnet werden sollte, kann mit der gelben Karte im Fußball verglichen werden: Eine Verwarnung ist ausgesprochen, im Wiederholungsfall droht der Platzverweis beziehungsweise arbeitsrechtlich die Kündigung.
Situationsangepasster Umgang mit Fehlverhalten
Für Arbeitgeber stellt sich häufig die Frage, mit welcher „Härte“ sie wann auf Pflichtverletzungen reagieren sollten. Naturgemäß ist dies eine Frage des konkreten Einzelfalls und stets abhängig von der Art und Schwere der Pflichtverletzung sowie der Wirkung einer Maßnahme (oder dem Ausbleiben einer Maßnahme) auf den Mitarbeiter und auf Kollegen. Dennoch gilt: Arbeitgeber dürfen nicht nur, sie müssen ihre Mitarbeiter sogar auf ein Fehlverhalten aufmerksam machen. Wird das Fehlverhalten nicht moniert, besteht die Gefahr, dass eine Kündigung später nicht erfolgreich sein wird.
Bei der Wahl der Mittel sollten das bisherige Arbeitsverhältnis, die Beziehung zum Mitarbeiter und die Art der Pflichtverletzung berücksichtigt werden. Zudem gilt es zu beachten, dass jede Maßnahme den Vorfall verbraucht, auf den sie gestützt wird. Ermahnt man den Mitarbeiter für wiederholtes Zuspätkommen, kann eine Abmahnung wegen dieses Verhaltens nur dann erfolgen, wenn der Mitarbeiter künftig nochmals unentschuldigt zu spät kommt. Eine Kündigung kann sodann nur ausgesprochen werden, wenn sich die Pflichtverletzung trotz der Abmahnung wiederholt. Wer eine Abmahnung formuliert, hält sich die Möglichkeit offen, bei wiederholtem Vergehen eine Kündigung aussprechen zu können. Die Ermahnung stellt nur eine einfache Vertragsrüge dar, sie bereitet aber noch keine Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor. Denn insoweit gilt der Grundsatz: ohne vorherige Abmahnung keine wirksameverhaltensbedingte Kündigung.
Ob unmittelbar bei der nächsten gleichartigen Pflichtverletzung nach einer Abmahnung eine Kündigung erfolgen oder mehrere Abmahnungen ausgesprochen werden sollten, hängt wiederum von Art und Schwere der Pflichtverletzung ab. Beachten muss man dabei allerdings, dass durch wiederholtes „bloßes“ Abmahnen die Abmahnung ihre Warnfunktion verlieren kann – der Arbeitnehmer dann also nicht mehr mit einer Kündigung rechnen musste und eine spätere Kündigung dadurch angreifbar wird.
Fazit
Die schriftliche Dokumentation von arbeitsvertraglichem Fehlverhalten ist ein Schritt, den Arbeitgeber gehen sollten, wenn Gespräche zu keiner Besserung geführt haben. Verhält sich ein Arbeitnehmer weiter pflichtwidrig, muss der Arbeitgeber darüber nachdenken, durch eine Abmahnung (oder gegebenenfalls auch zwei Abmahnungen) die gelbe Karte zu zücken, bevor er im weiteren Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis möglicherweise beenden möchte. Eine Abmahnung ist ein erster wichtiger Schritt, um eine wirksame Kündigung vorzubereiten. Um bei der Formulierung einer Abmahnung keine im Nachhinein teuren Fehler zu machen, sollte der Arbeitgeber professionellen Rat für die Formulierung einholen, damit bereits die Abmahnung als vorbereitender Schritt einer möglicherweise notwendig werdenden Kündigung juristisch wasserdicht ist und in einem vielleicht folgenden Kündigungsschutzprozess nicht erfolgreich angegriffen werden kann.