Formate für die elektronische Rechnung im Vergleich (Quelle: Moser)
Das aktuelle E-Rechnungsgesetz geht noch weiter, indem es zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund verpflichtet. Es wird also Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Im Folgenden werden zwei gängige Formate für E-Rechnungen vorgestellt.
Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Um eine digitale Rechnung handelt es sich dann, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ziel ist es, die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung zu ermöglichen.
Dem Gesetz nach ist eine E-Rechnung rechtskonform, wenn sie die allgemeingültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Hierzu gehört etwa, dass die Identität des Rechnungsausstellers für Rechnungsempfänger klar erkennbar sein muss. Zudem müssen die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Darüber hinaus gelten die gleichen Regelungen zu Aufbewahrungsfristen oder dem Schutz personenbezogener Daten wie für Papierrechnungen.
Elektronische Rechnungsstellung wird zur Pflicht
Die Entwicklung hin zur flächendeckenden Verbreitung von E-Rechnungen gewinnt zunehmend an Fahrt. Beschleunigt wird dies auch seitens der Europäischen Union. Mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU verfolgt sie das Ziel, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Aus diesem Grund akzeptiert der Bund ab dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen.
Handwerksunternehmer sollten sich also spätestens jetzt mit den Möglichkeiten der digitalen Rechnungen auseinandersetzen. Zwei digitale Rechnungsformate sind dabei zu beachten: das „ZUGFeRD“-Format sowie die „XRechnung“. Für beide gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen. Doch worin unterscheiden sie sich und welche Vorteile bieten sie jeweils?