Das „ZUGFeRD“-Format
Moderne Handwerkersoftware hilft, die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen (Quelle: Moser)
Die „ZUGFeRD“ Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom namensgebenden Forum herausgegeben. Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die „ZUGFeRD“-Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der DIN EN 16931.
Bei einer „ZUGFeRD“-Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine „ZUGFeRD“-Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Das „ZUGFeRD“-Format bietet viele Vorteile:
- Rechnungen können elektronisch erstellt und direkt übermittelt werden,
- Prozesse in der Rechnungsstellung werden beschleunigt,
- es fördert die zügige Rechnungszahlung sowie Liquidität,
- es ist ein medienbruchfreies Datenformat,
- die manuelle und fehleranfällige Übergabe von Arbeitszetteln entfällt,
- es reduziert Kosten für Papier und in der manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung,
- es spart beim herkömmlichen Versand anfallende Wege sowie Portokosten und
- es schafft Platz in Aktenschränken und fördert die elektronische Archivierung.
Das „XRechnung“-Format
Bei einer „XRechnung“ handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die „XRechnung“ ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU sowie der DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die ab November gültige Verordnung vorgibt. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Neben der einfachen Handhabung bietet die Plattform einen weiteren wichtigen Vorteil: Eingereichte Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Lange Wartezeiten bis zum Eingang des Rechnungsbetrags werden so vermieden.
Vorteile des „XRechnung“-Formats:
- es ermöglicht einen digitalen und papierlosen Prozess für die Rechnungsstellung,
- manuelle Aufwände auf beiden Seiten werden reduziert,
- Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung werden verkürzt,
- dank schneller Rechnungsstellung werden Rechnungen schneller beglichen und
- Porto- sowie Papierkosten fallen weg.
Fazit
Während das „ZUGFeRD“-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, ist die „XRechnung“ für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen geeignet. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungsstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit weiter etablieren wird. Handwerksbetriebe, die ihre Digitalisierungsstrategie mit der Anschaffung einer passenden Branchenlösung vorantreiben möchten, sollten also darauf achten, dass die Lösung die elektronische Rechnungsstellung unterstützt.