Kaufmännische Software begleitet Unternehmensentwicklung

Portrait von Norbert Vortmann. Norbert Vortmann hat das bestehende Installationsgeschäft mit moderner Steuerungs- und Messtechnik erweitert

Norbert Vortmann hat das bestehende Installationsgeschäft mit moderner Steuerungs- und Messtechnik erweitert (Quelle: N. Vortmann GmbH)

Portrait von Achim Neiken. Achim Neiken ist für die kaufmännische Abwicklung und das Controlling in der N. Vortmann GmbH zuständig

Achim Neiken ist für die kaufmännische Abwicklung und das Controlling in der N. Vortmann GmbH zuständig (Quelle: N. Vortmann GmbH)

Heute hat das Unternehmen mehr als 130 Beschäftigte. "Begleitet hat uns auf diesem Weg seit Anfang der 1990er Jahre die Moser-Software", erzählt N. Vortmann. "Wie in der Elektroindustrie vollzogen sich gerade auch in der betriebswirtschaftlichen Software Quantensprünge. Angefangen haben wir 1992 mit der DOS-Version aus dem Hause Moser. Heute setzen wir mit 15 Arbeitsplatzlizenzen die windowsbasierte Version Mosaik ein."

Grundsätzlich werden mit der Mittelstandssoftware alle Vorgänge, angefangen vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Nachkalkulation und dem Controlling, erledigt. Im Angebotswesen setzt das Unternehmen vielfach die Erweiterung GAEB ein, da in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen vieles darüber abgewickelt wird. Denn mit GAEB wird der Ablauf der Arbeitsschritte einer Angebotsausschreibung oder der Austausch von Leistungsverzeichnissen optimiert.

"Hinsichtlich der Angebotserstellung schätzen wir an Mosaik sehr, dass wir mit unseren Parametern 'spielen' und praxisbezogen ein Angebot erstellen können.", ergänzt N. Vortmann. In der täglichen Anwendung wird ein Auftrag als ein Projekt angelegt. In der Projektakte werden unter der Übersicht "Akte" alle zugehörigen Vorgänge, Dateien und Projektbilder gesammelt, insbesondere auch die entsprechenden Materiallisten und der Materialverbrauch. "Außerdem legen wir besonderen Wert darauf, dass alle Stunden zugeordnet werden", betont Achim Neiken, zuständig für kaufmännische Abwicklung und Controlling. "Hierzu unterscheiden wir in produktive und unproduktive Stunden. So generieren wir stets einen wichtigen Parameter für unsere Kalkulation. Darauf legen wir unser Augenmerk, denn unser Haus pflegt den Grundsatz, die Nachkalkulation ist die Kalkulation für den nächsten Auftrag."

20.000 "Mann-Stunden" im Blick

Bei über 130 Mitarbeitern legt N. Vortmann ein besonderes Augenmerk auf den aktuellen Überblick und aussagefähige Kennwerte über sein Unternehmen. Das wird einmal mehr darin deutlich, dass er eigens dafür die Stelle "kaufmännische Abwicklung und Controlling", die von A. Neiken geführt wird, geschaffen hat. "Wir haben über 80 Mitarbeiter, die auf unseren Baustellen in der Industrie und Großgebäuden in der Region unterwegs sind, wir haben die Werkstätte für die Schaltschrankfertigung und einen ganzen Stab an Planern, Ingenieuren und Projektleitern. Wir sind für unsere Kunden 24 Stunden an sieben Tagen pro Woche da. Das heißt: Wir produzieren mit unserer Belegschaft Monat für Monat circa 20.000 Stunden. Die könnten schnell mal aus dem Ruder laufen. Da wird ein gelebtes Controlling zu einem wichtigen Instrument der Unternehmensführung", betont N. Vortmann. Dazu arbeitet A. Neiken fortlaufend Statistiken auf. Die Grundlagen für sein Zahlenwerk liefert Mosaik. "Wir haben uns hier in pragmatischer Zusammenarbeit mit den Consultants von Moser einige Individualanpassungen maßgeschneidert erstellen lassen. Das hilft uns, firmenspezifische Auswertungen quasi auf Knopfdruck schnell und effizient zu generieren", erläutert A. Neiken.

Außerdem nutzt er die Schnittstellen zu anderen Office-Programmen, um wiederum eigene spezifische Auswertungen aufzubauen. Diese projektübergreifenden Statistiken dienen insbesondere der Erfolgsmessung. "So wird bei uns daraus beispielsweise der Erfolg pro Projektleiter oder auch pro Kunde generiert", berichtet A. Neiken. "Das sind für mich wichtige Informationen. So erkenne ich schon früh: Bröckelt uns ein Kunde weg, müssen wir neue Kunden aufbauen, können wir diese oder jene Investition tätigen", erklärt N. Vortmann.

Die N. Vortmann GmbH hat in ihrer über 80-jährigen Firmengeschichte viele Veränderungen erlebt. "Wir werden nicht stehen bleiben, sondern stets versuchen, einen Schritt voraus zu sein", betont N. Vortmann. "Daher schätzen wir die Kundennähe des Softwarehauses Moser, welches sich als Mittelständler schon immer auf den Mittelstand konzentriert hat."

Literatur

  1. N. Vortmann GmbH, Schwalmtal: www.vortmann-gmbh.de
  2. Mars GmbH, Viersen: www.mars.com/germany
Frank Barthel, Inhaber der Insevia GmbH, ist für Moser Software im Bereich Marketing, PR und Publishing tätig.
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