Einschränkung der Flexibilität bei einer Standardisierung
Viele Unternehmen setzen auf Charge-at-Home-Lösungen, bei denen Mitarbeiter ihre Fahrzeuge an der heimischen Wallbox laden. Die Integration in bestehende Energie- und Ladesysteme ermöglicht eine flexible Nutzung der vorhandenen Ladeinfrastruktur. (Quelle: Phoenix Contact)
Die Webanwendung und mobile App des Charge Repay Service von Phoenix Contact unterstützen Mitarbeiter bei der Erfassung und Kennzeichnung dienstlicher Heimladevorgänge. Abrechnungsrelevante Energiemengen werden transparent dokumentiert und für die spätere Erstattung bereitgestellt. (Quelle: Phoenix Contact)
Die Administrationsoberfläche des Charge Repay Service von Phoenix Contact ermöglicht den Fuhrparkverantwortlichen die zentrale Verwaltung und Auswertung von Heimladevorgängen. Ladedaten, Abrechnungsinformationen und relevante Kennzahlen können übersichtlich eingesehen und verarbeitet werden. (Quelle: Phoenix Contact)
Für Mitarbeiter kann die Vorgabe einer bestimmten Wallbox Einschränkungen ebenso mit sich bringen. Nicht selten ist bereits eine Wallbox vorhanden, die technisch einwandfrei funktioniert. Wird ein spezielles Modell vorgeschrieben, kann dies dazu führen, dass bestehende Ladeinfrastruktur ersetzt werden muss. Das verursacht weitere Kosten, Installationsaufwand und im ungünstigsten Fall auch Akzeptanzprobleme. Hinzu kommt: Viele private Energiemanagementsysteme sind auf spezifische Hersteller oder Ökosysteme abgestimmt. Funktionen wie das PV-Überschussladen, die Einbindung eines Heimspeichers oder die Steuerung über vorhandene Smart-Home-Systeme arbeiten lediglich mit bestimmten Wallboxmodellen. Eine verpflichtende Standardisierung kann diese Flexibilität einschränken.
Für Mitarbeiter stellt die Wallbox zudem nicht nur einen Bestandteil des Dienstwagenkonzepts dar. Sie fungiert als Teil der eigenen Hausinstallation und ist häufig eng mit der privaten Energieversorgung gekoppelt. Genau deshalb erweist sich eine zentrale Vorgabe durch den Arbeitgeber nicht unbedingt als praktikabelste Lösung.
Klare Eigentumsverhältnisse bei Beschaffung durch Mitarbeite
Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich daher bewusst für einen anderen Ansatz. Die Wallbox wird vom Mitarbeiter gewählt, gekauft und installiert. Das Unternehmen schreibt dabei keine spezielle Ladeinfrastruktur vor. Es kann organisatorische Rahmenbedingungen definieren, wie zum Beispiel welche Anforderungen für eine spätere Abrechnung erfüllt sein müssen, wird aber nicht automatisch Eigentümer der Anlage. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt in den klareren Eigentumsverhältnissen. Die Wallbox verbleibt beim Mitarbeiter. Gleichzeitig entfallen viele praktische Fragestellungen, die bei einer unternehmenseigenen Ladeinfrastruktur auftreten können, beispielsweise beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.
Darüber hinaus bleibt die freie Wahl der Ladeinfrastruktur erhalten. Bereits bestehende Wallboxen werden weiter genutzt. Individuelle Anforderungen hinsichtlich der PV-Anlage, des Heimspeichers oder der Smart-Home-Anbindung lassen sich einfacher berücksichtigen. Aus Unternehmenssicht reduziert dieses Modell den Verwaltungsaufwand. Statt eine Vielzahl dezentraler Wallboxen selbst zu managen, fokussiert es sich auf einen eindeutigen organisatorischen Rahmen und eine zuverlässige Abrechnung der dienstlichen Ladevorgänge.
Nachvollziehbare Erfassung der dienstlich geladenen Energiemenge
Mit der Entscheidung für eines der zwei Modelle ist das Thema allerdings nicht abgeschlossen. Denn unabhängig davon, wem die Wallbox gehört, müssen Unternehmen die Stromkosten für dienstliche Ladevorgänge kWh-genau erstatten können. An dieser Stelle entstehen in der Praxis neue Herausforderungen. Die Ladeinfrastruktur der Mitarbeiter ist selten einheitlich. Einige Mitarbeiter verfügen schon über eine Wallbox, andere planen die Neuanschaffung. Unterschiedliche Hersteller, technische Ausstattungen und Installationssituationen zählen deshalb zum Alltag. Die Frage lautet dann nicht mehr, wer die Wallbox bereitstellt, sondern wie sich dienstlich geladene Energiemengen zuverlässig und nachvollziehbar erfassen lassen.
Vor einer ähnlichen Fragestellung stand 2023 auch Phoenix Contact bei der Einführung eines Charge-at-Home-Konzepts für die eigene Dienstwagenflotte. Schnell wurde deutlich, dass eine verpflichtende Standardisierung auf ein einzelnes Wallboxmodell nur begrenzt praktikabel ist. Viele Mitarbeiter betreiben bereits eine eigene Ladeinfrastruktur. Andere hatten individuelle Anforderungen an ihre Installation oder bevorzugten bestimmte Hersteller. Die Implementierung eines Systems, das den Austausch vorhandener Wallboxen erforderlich gemacht hätte, wäre weder wirtschaftlich noch mitarbeiterfreundlich gewesen.
Außerdem sollten bestehende Funktionen wie das PV-Überschussladen oder die Integration in vorhandene Energiemanagementsysteme möglichst erhalten bleiben. Daher fiel die Entscheidung bewusst zugunsten eines flexiblen Modells. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre bestehende Wallbox weiter zu verwenden oder selbst zu bestimmen, welche Ladeinfrastruktur für ihre Situation am besten geeignet ist. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass dienstliche Ladevorgänge zuverlässig erfasst und die Stromkosten korrekt erstattet werden. Aus dieser Anforderung heraus entwickelte sich der Charge-Repay-Service von Phoenix Contact
Patentierte Nachrüstlösung für nicht eichrechtskonforme Wallboxen
Der Charge-Repay-Service ermöglicht die Aufnahme und Abrechnung dienstlicher Heimladevorgänge unabhängig davon, welches Wallboxmodell eingesetzt wird. Schon vorhandene Ladepunkte werden weiter genutzt. Eichrechtskonforme Wallboxen lassen sich direkt über eine passende Schnittstelle ankoppeln. Nicht eichrechtskonforme Wallboxen können durch zusätzliche Hardware in den Abrechnungsprozess eingebunden werden. Dafür wird eine patentierte Nachrüstlösung eingesetzt, die aus einem Energiemesszähler und einem Gateway besteht. Der Energiemesszähler erfasst die für die Abrechnung relevanten Energiemengen. Das Gateway überträgt die Daten an den Charge-Repay-Service. Auf diese Weise werden bestehende Wallboxen weiterverwendet, ohne dass der komplette Ladepunkt ersetzt werden muss.
Über eine Webanwendung kennzeichnen Mitarbeiter ihre Ladevorgänge als privat oder dienstlich. Die dienstlich geladenen Energiemengen werden dokumentiert und dem Fuhrparkmanagement für die Erstattung bereitgestellt. Dadurch ergibt sich ein standardisierter Prozess, ohne dass Unternehmen eine spezifische Wallbox vorschreiben oder vorhandene Installationen austauschen müssen. Für Unternehmen liegt der Vorteil vor allem darin, dass die Betreiberverantwortung und Stromkostenabrechnung getrennt betrachtet werden können. Mitarbeiter behalten die Freiheit bei der Wahl ihrer Ladeinfrastruktur, während zugleich eine nachvollziehbare und automatisierte Abrechnung ermöglicht wird.
Was es für Unternehmen zu beachten gilt
Vor der Einführung eines Charge-at-Home-Konzepts sollten Unternehmen nicht nur die Stromkostenerstattung planen, sondern auch die Betreiberrolle klären. Wichtige Fragen sind:
- Wer wählt die Wallbox aus?
- Wer beauftragt die Installation?
- Wer ist Eigentümer der Ladeeinrichtung?
- Wer trägt die Verantwortung für den sicheren Betrieb?
- Wer organisiert Erst- und Wiederholungsprüfungen?
- Wer dokumentiert Kontrollen, Wartungen und mögliche Mängel?
- Was passiert mit der Wallbox, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
- Kann eine vorhandene Wallbox weiter genutzt werden?
- Bleiben Funktionen wie das PV-Überschussladen oder die Smart-Home-Anbindung erhalten?